今回は「複合機は入れ替えたはずなのに、なぜか請求だけが残っている」というご相談事例をご紹介します。
複合機の入替や解約は、一度きちんと対応したつもりでも、契約だけが残ってしまうトラブルが起きやすい場面です。
特に、リース・保守・カウンターが別々に契約されている場合、注意が必要です。
＜ 起きていたこと ＞
ある施設では、古い複合機を新しい機種に入れ替えました。設置作業や使い方の説明も終わり、担当者は「これで全部終わった」と思っていました。
しかし数か月後、見覚えのない請求が届き、確認すると古い複合機に関する契約が一部残っていました。
＜ 何が問題だったか ＞
●「機械の返却＝契約終了」と思い込んでいた
●リース・保守・カウンターを別々に解約する必要があることを知らなかった
●解約の手続きを業者任せにしていた
●解約完了の確認をしていなかった
＜ トラブルが起きやすいポイント ＞
【よくある勘違い】
●機械を返したから大丈夫
●新しい業者が全部やってくれる
●請求が止まるはず
→実際には、契約ごとに手続きが必要なケースが多くあります。
＜ 対応したこと ＞
●複合機に関わるすべての契約を再確認
●「解約済み／未解約」を整理
●解約に必要な手続きと期限を確認
●今後の入替時に確認すべきチェック項目を明確にしました
＜ 改善できたこと ＞
●不要な請求に早めに気づくことができた
●入替時に確認すべきポイントが共有された
●「つもり対応」をしなくなった
●担当者が安心して入替を進められるようになった
＜ 今回のポイント ＞
●入替や解約は「作業」ではなく「契約確認」までがセット
●契約は自動では終わらない
●完了したかどうかは必ず書面や請求で確認する
★ 特に注意したいのは、入替を急いだときほど確認が抜けやすいという点です。
忙しい時期ほど、契約の整理は後回しにされ、そのまま請求だけが残ってしまうことがあります。
判断や整理が難しい場合は、第三者の専門家に一度整理を依頼することで、トラブルを未然に防ぎやすくなります。
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