今回は「個々の契約は間違っていないはずなのに、全体で見ると無駄が多い気がする」というご相談事例をご紹介します。
複合機まわりの契約は、リース・保守・カウンター・回線・消耗品など、役割ごとに別契約になっていることが一般的です。
一つひとつを見ると問題がなさそうでも、全体を把握する人がいないと構造的なムダが生まれやすくなります。
まずは「何が、誰と、いくつ契約されているのか」を整理することが大切です。
＜ 起きていたこと ＞
ある施設では、複合機は1台しか使っていませんでした。しかし関連する契約を確認すると、
●リース契約
●保守契約
●カウンター契約
●回線やFAX関連の契約
が、それぞれ別の会社・別の窓口で管理されていました。
担当者も「自分の担当分しか分からない」という状態で、全体を説明できる人はいませんでした。
＜ 何が問題だったか ＞
●契約が用途ごとに分かれすぎていた
●契約書の保管場所がバラバラだった
●契約更新や解約のタイミングが共有されていなかった
●「誰が全体を見ているか」が決まっていなかった
＜ 構造を整理すると ＞
【よくある状態】
●A社：複合機リース
●B社：保守・カウンター
●C社：回線・FAX
●D社：消耗品購入
→全体像を意識しないと、契約が増えていく構造になっています。
この状態では、
●二重契約
●不要な保守
●使われていない回線
などが起きても、気づきにくくなります。
＜ 対応したこと ＞
●複合機に関わる契約をすべて洗い出し
●「何の契約か」「どの機械に紐づくか」を整理
●契約満了日・更新条件を一覧化
●今後、誰が全体を管理するかを明確にしました
＜ 改善できたこと ＞
●全体像が一枚で見えるようになった
●不要・重複の可能性に気づけるようになった
●更新や見直しを事前に検討できるようになった
●担当者間の「それは知らなかった」が減った
＜ 今回のポイント ＞
●問題は「契約の中身」だけでなく「構造」にあることが多い
●契約がバラバラだと、誰も全体に責任を持てない
●全体を把握する役割を決めることが重要です
★ 特に注意したいのは、担当者の交代や世代交代が起きたときです。
引き継がれない契約は、そのまま「固定費」として残り続けることがあります。
契約が複雑で整理が難しい場合は、第三者の専門家に一度整理を依頼することで、見落としや判断ミスを防ぎやすくなります。
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＊続きはまた次回＊
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